Que mettre dans une fiche d’entretien de propriété
L’entretien continu d’un terrain se compare plus facilement, et se vit mieux, lorsqu’il part d’une fiche écrite. Elle n’a pas besoin d’être longue. Une page qui énumère les zones, les tâches et quelques règles de base suffit pour que chaque entreprise soumissionne les mêmes travaux.
Énumérez les zones
Nommez chaque section de pelouse, chaque haie, groupe d’arbustes et plate-bande, et indiquez les zones qui demandent un accès particulier. Une photo de chaque zone et une vue d’ensemble aident plus qu’une longue description.
Distinguez les tâches
La tonte, les bordures, la taille de haies et d’arbustes et les nettoyages de printemps et d’automne sont des tâches différentes. Les plates-bandes et les plantations demandent souvent autre chose que la pelouse. Indiquez les tâches voulues et traitez les travaux de jardin plus importants, comme de nouvelles plates-bandes ou des plantations, comme un projet distinct.
Précisez la fréquence et la période
Choisissez la fréquence de chaque tâche, par exemple une tonte hebdomadaire ou aux deux semaines et un nettoyage au printemps et à l’automne. Indiquez la période visée. Demandez à la soumission d’expliquer comment la fréquence est établie.
Convenez de la météo et de l’accès
Demandez ce qui arrive lorsque la pluie ou un sol détrempé empêche un travail convenable, et comment vous en êtes informé. Décrivez les barrières, les escaliers et les moments où la propriété n’est pas accessible.
Décidez du devenir des résidus
Demandez ce que deviennent les rognures et les feuilles, et si quelque chose est évacué de la propriété. Un prix qui laisse les résidus sur place ne se compare pas à un prix qui les évacue.
Convenez de la façon de traiter les changements
Demandez comment les travaux supplémentaires sont approuvés et chiffrés, et comment vous pouvez suspendre ou mettre fin aux visites. Demandez si un acompte s’applique et quand les factures sont payables.
Désignez une personne-ressource
Indiquez qui organise l’accès et approuve les changements. Pour une propriété partagée, nommez la personne qui peut approuver la portée.
Une demande à adapter
Modèle à compléter« Je souhaite un entretien continu pour ____. Merci de soumissionner ces tâches : ____. Je les souhaite toutes les ____, de ____ à ____. L’accès se fait par ____. Merci d’expliquer comment la pluie, les travaux supplémentaires et les changements de visites sont traités. »